Asiakirja- ja kirjaamopalveluiden kautta on mahdollista toimittaa yliopistolle asiakirjoja ja tehdä tietopyyntöjä. Kirjaamo välittää tarvittaessa yhteydenottoja yliopiston sisällä eteenpäin.
Asiakirjojen toimittaminen
Asiakirjoja voi toimittaa kirjaamoon henkilökohtaisesti, toisen henkilön välityksellä, sähköpostilla, postin välityksellä tai yliopiston sisäisessä postissa. Ensisijaisesti suosittelemme sähköistä asiointia.
Määräajassa toimitettavaksi pyydetyt asiakirjat tulee olla perillä yliopiston kirjaamossa annetun määräajan puitteissa. Henkilökohtaisesti toimitettujen asiakirjojen tulee olla kirjaamossa sen sulkemisaikaan mennessä. Hakemusasioissa tulee noudattaa niitä koskevia ohjeita.
Sähköistä asiakirjaa ei katsota saapuneeksi, jos sen lähettäjää ei saada selville tai jos sen sisältöä ei pystytä avaamaan. Käytä yleisimpiä tiedostoformaatteja esim. Word, Excel, PowerPoint, html tai pdf.
Kirjaamoon on mahdollista jättää asiakirjoja henkilökohtaisesti arkisin klo 9.00–13.00. Asiakirjoja voi jättää kirjaamon postiluukusta henkilöstön ollessa poissa paikalta.
Tietopalvelu
Asiakirja- ja kirjaamopalvelut antaa tietoja yliopiston asiarekisteriin ja arkistoon tallennetuista asiakirjoista ja tietoaineistoista. Tietopyyntö suositellaan tekemään sähköpostitse. Mikäli tietopyyntö kohdistuu aineistoon, johon sisältyy henkilötietoja tai julkisuusrajoitteita, tulee pyytäjän varautua ilmoittamaan tietojen käyttötarkoitus ja todistamaan henkilöllisyytensä.
Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei pyyntöä tarvitse perustella. Lue lisää yliopiston tietojen ja asiakirjojen julkisuudesta: https://www.uef.fi/fi/asiakirjajulkisuuskuvaus.
Asiakirja- ja kirjaamopalveluiden palveluhinnasto
Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, jäljempänä JulkL) mukaan pyyntö saada tieto asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että yliopisto voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (JulkL 13 § Asiakirjan pyytäminen). Pyynnön yksilöimiseen saa tarvittaessa maksutonta opastusta asiakirja- ja kirjaamopalveluista. Asiakirjakopioista perittävät maksut perustuvat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettuun lakiin.
Palveluhinnasto on voimassa 1.10.2020 alkaen toistaiseksi. Lataa hinnasto tulostettavassa muodossa (pdf).
Asiakirjan antamisesta ei seuraavissa tapauksissa peritä maksua silloin, kun pyydetty asiakirja on yksilöitävissä ja löydettävissä yliopiston pitämästä asiarekisteristä sen asiakirjaluokittelun tai asiakirjan tunnisteen avulla tai sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla ja salassa pidettävät osat ovat vaivatta poistettavissa (JulkL 34 § Maksut, 9 § Yleinen tiedonsaantioikeus ja 11 § Asianosaisen tiedonsaantioikeus):
- asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti,
- asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi,
- julkinen sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään sähköpostitse, ja
- sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse.
Asiakirjan antamisesta ei koskaan peritä maksua silloin, kun pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvota-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin.
Kun asiakirja on julkinen tai salassa pidettävät kohdat ovat helposti poistettavissa, veloitetaan vain kopiointi-, skannaus- ja toimitushinnat:
- A4 ja A3 0,50 €/sivu
- sidottu asiakirja 1,30 €/sivu
- oikeaksi todistettu kopio tutkintotodistuksesta 5,00 €/todistus
- aikaisemmin annetun asiakirjan toimittaminen uudelleen kopiona 5,00 €/kopio
- postikulut valitun toimitustavan mukaan
Tiedon hakemisesta aiheutuneita kustannuksia voidaan periä silloin, kun pyydetyn asiakirjan esille haku ja salassa pidettävien tietojen poistaminen vaatii tavanomaista enemmän työtä, (JulkL 13 § Asiakirjan pyytäminen, JulkL 34 § Maksut). Tavanomaista enemmän työtä vaativissa pyynnöissä veloitetaan kohdassa 2 mainittujen hintojen lisäksi tiedonhauista ja salassa pidettävien tietojen poistamisesta niihin käytetyn työajan mukaan:
- ensimmäinen puoli tuntia maksuton
- 20,00 € jokaiselta seuraavalta alkavalta puolelta tunnilta
Tiedon hakemisesta voidaan periä maksu myös siinä tapauksessa, että pyydettyä tietoa ei löydy.
Asiakirjojen antamisesta ei peritä arvonlisäveroa, koska ne ovat julkisoikeudellisia suoritteita.
Jos asiakas katsoo, että häntä on laskutettu virheellisesti, hän voi pyytää laskuun oikaisua Itä-Suomen yliopistolta. Oikaisupyyntö pitää tehdä kuuden kuukauden kuluessa laskun päivämäärästä.
Yhteystiedot
Kirjaamon sähköposti: kirjaamo@uef.fi
Salattu sähköposti: https://secmail.uef.fi/kirjaamo@uef.fi
Joensuun kampus
Postitusosoite: Itä-Suomen yliopisto, Kirjaamo, PL 111, 80101 Joensuu
Käyntiosoite: Yliopistokatu 2, Aurora, 1. kerros
Kuopion kampus
Postitusosoite: Itä-Suomen yliopisto, Kirjaamo, PL 1627, 70211 Kuopio
Käyntiosoite: Yliopistonranta 1 E, Snellmania, 1. kerros
Tutustu asiakirja- ja kirjaamopalveluiden henkilökuntaan UEF Connect -hakupalvelussa.