Itsensä johtaminen - Keskeytyksistä keskittymiseen - tilauskoulutus

Yksi nykytyön suurimmista ongelmista on keskeytykset. Toisinaan esimiehet suhtautuvat niihin olankohautuksella. Keskeytykset käyvät kuitenkin todella kalliiksi organisaatiolle: yhden keskeytyksen on arvioitu vaikuttavan työn tekoon alentavasti 15-45 minuutin ajan. Työtehoseuran tutkimus osoittaa, että toimihenkilötehtävissä työskentelevän henkilön työpäivää rikkovat monenlaiset keskeytykset ja häiriöt, jotka lyhentävät tehokkaaseen työhön käytettävissä olevaa aikaa. Keskimäärin keskeytykset vievät 20–30 % toimihenkilön työpäivästä. Keskeytyksistä ja niihin kuluvasta ajasta suurin osa, 57 %, johtuu toisesta henkilöstä. Tällaiset keskeytykset vievät keskimäärin 5,2 tuntia viikossa, kun taas organisoinnista johtuvista tekijöistä aiheutuu 28 % (2,6 h/vko) ja tekniikasta johtuvista tekijöistä 15 % (1,4 h/vko) keskeytyksistä. Haitaksi koetut ulkoiset tekijät turhauttavat ja heikentävät työmotivaatiota monesti myös silloin, kun ne eivät johda työn keskeytymiseen. Paras tapa nostaa työn tehokkuutta onkin karsia haitalliset keskeytykset.

Keskittyminen tarkoittaa, että kykenee suuntaamaan huomionsa tiettyyn kohteeseen ja pitämään huomionsa siinä mahdollisista häiriötekijöistä huolimatta. Keskittyessämme esimerkiksi tilinpäätösraporttiin suuntaamme huomiomme raporttiin, yritämme pitää huomiomme raportissa vaikka avokonttorissa kuuluu korkokenkien ääniä, paperien rahinaa, näppäimiston nakutusta, puhelimien pirinää ja sähköisten kalentereiden muistutusääniä. Useimmilla meistä mieli karkaa hengityksestä jonnekin muualle, menneeseen tai tulevaan. Tarvitsemme harjoitusta, jotta osaisimme keskittyä. Osaamme hyvin suunnata huomiomme tiettyyn tehtävään. Vaikeutena on pitää huomio halutussa kohteessa häiriötekijöistä huolimatta.  Keskittymisellä on yhteys työmuistiin eli siihen aivojen osaan, jossa teemme töitä. Työmuisti sijaitsee etuotsalohkossa, ja on aivotutkijoiden mukaan helposti harhautettavissa. Keskittymiskykyä voidaan parantaa harjoittelemalla. Harjoittamisen myötä huomaamme, milloin huomiomme karkaa ja osaamme olla reagoimatta kaikkiin ärsykkeisiin. Toisin sanoen olemme tietoisia huomiostamme ja teemme tietoisia päätöksiä toiminnastamme.

Itsensä johtamisen taidot ovat yksi tärkeimmistä avaimista tulokselliseen tietotyöhön. Työ on muuttunut merkittävästi koronan, etätyön ja digitalisaation myötä, mutta suurin osa työtavoistamme johtaa jopa satojen vuosien päähän. Tarvitsemme siis entistä parempia tapoja johtaa itseämme.  Itsensä johtaminen omien ajatuksien, tunteiden ja toiminnan suuntaamista tavalla, joka on hyödyllistä itselle ja muille. Nämä taidot mahdollistavat, että voit saavuttaa sinulle tärkeitä ja merkityksellisiä tavoitteita.

Tietoisku
Tarjoamme lyhyen tietoiskun itsensä johtamisesta, keskeytyksien hallinnasta ja keskittymiskyvyn parantamisesta. Tämän luennon (2h) aikana käymme läpi tehokkaan työskentelyn avaimia, siten että työn hallinnan tunne lisääntyy. Luennon aikana esitellään paljon esimerkkitapauksia, jotka demonstroivat, että työtapoja muuttamalla ja uusia menetelmiä kokeilemalla on mahdollista saada paljon enemmän aikaan vähemmällä, jopa nopeammin ja paremmin. Luennon materiaali perustuu sekä tutkimukseen että käytännön omakohtaisiin kokeiluihin.

Valmennus
Tarjoamme myös valmennusta, jossa keskitytään harjoittelemaan itsensä johtamisen, keskeytyksien hallintaan ja keskittymisen parantamiseen tähtääviä menetelmiä. Valmennus sisältää sähköisen alkukartoituksen ja kaksi valmennustapaamista (á 2h). Alkukartoituksen avulla voimme tarkemmin kohdistaa valmennuksen sisältöä asiakkaan tärkeimpiin kehittämiskohteisiin. Valmennusryhmän koko enintään 15 henkilöä. Valmennukseen osallistuvat saavat käyttöönsä Kokeilukirjan, jossa on esitelty tarkemmin Tuloksellisen tietotyön menetelmiä.

Suosittelemme myös tutustumaan muihin itsensä johtamisen ja optimaalisen tietotyön valmennuksiin, jotka antavat lisää menetelmiä itsensä johtamiseen. Näistä voimme räätälöidä Sinulle ja työyhteisöllesi sopivan valmennuksen. Samalla voimme miettiä, kuinka työyhteisön rakenteita ja toimintatapojen kehittämällä voidaan ylläpitää ja parantaa toimintakykyä, koska toimintakyky ei ole vain yksilön asia.